株式会社トヨタレンタリース帯広
令和４年３月１５日
はじめに
株式会社トヨタレンタリース帯広（以下当社という）がお客様に商品・サービスを提供するにあたり、お客様へのサービス・商品のクォリティの向上およびお客様のご便宜をはかるために、個人情報をご提供いただくことがあります。
当社は、お客様の個人情報保護の重要性を深く認識し、お客様の個人情報保護なくして、お客様との健全なコミュニケーションに基づく、最適な商品・サービスの提供はありえないと考えています。
そこで当社の個人情報保護に向けての全社的な取組みの基本方針を定め、プライバシー・ポリシーとしてお客様のご理解をいただくためにここに公開いたします。
個人情報の取得について
当社では、お客様より個人情報を収集する際には、その利用目的を当社パンフレットやホームページ上において公表し、アンケート用紙・車両注文書等において詳細な利用目的を通知すると共に、その場において収集目的を明確にお伝え致します。お客様にお知らせした収集目的の範囲を超えて個人情報を利用することはございません。
（１）取得方法の例：直接取得する個人情報（注文書・契約書類・アンケート等に記載頂く個人情報）の他、第三者から提供を受ける形があります。
（２）取得する個人情報の例：住所・氏名・ご連絡先等の個人情報、（お客様より商談時にお話しいただいた個人情報も含みます）また、第三者より第三者が別途取得した個人情報等（お客様の個人情報を分析した結果や、それを踏まえパーソナライズされたご提案を含みます）の提供を受ける場合がありますが、別途当社・第三者がご提供いただく個人情報等の項目を示した上で提供についてお客様の同意を得て取得した場合に限ります。
（３）取得する個人情報には、音声・画像・映像等が含まれる場合がございます。
個人情報の利用目的について
当社では、お客様の個人情報（お客様のご家族に関する情報も含みます。）を以下の目的の為に利用させて頂きます。
- 当社が取り扱う商品・サービスまたは各種イベント・キャンペーン等についてご案内・ご提案するため。（お客様の個人情報(住所・サービス利用履歴等)を分析した上でお客様のライフステージ、趣味や嗜好に応じたご案内・ご提案をすることを含みます。郵便・電話・電子メール・訪問等の方法によりご案内・ご提案致します。）
- 定期点検・車検及び保険内容等、ご購入いただいた車両やご加入頂いている保険・サービスに関するご案内をする為。（郵便・電話・電子メール・訪問等の方法によりご案内・ご提案致します。）
- 当社が取り扱う商品・サービスに関し、商品開発及び品質の向上、またはお客様満足度向上策を検討する為（郵便・電話・電子メール・訪問等の方法によりご案内・ご提案しアンケート調査も含みます。）
- お客様からの商品・サービス等に関するお問い合わせ・ご要望に対し適切に対応するため。
- 店舗の新設・移転、担当者の異動や変更等についてご案内する為。（郵便・電話・電子メール・訪問等の方法によりご案内・ご提案致します。）
- 与信判断及び与信管理の為。但し車両ローン等をご検討時に与信判断等が必要な場合に限ります。
- 他社より委託を受けた業務遂行の為、以下の委託業務を含みますが、これらに限りません。
・トヨタ自動車(株)、トヨタコネクティッド(株)の委託を受けて行う車両通信サービスの提案、申込時の取次業務及びこれらに付帯・関連するサービスの提供等の為。
・保険代理店として、保険会社の委託を受けて行う、各社の損害保険、生命保険などの商品・サービスの提案、申込時の取次業務及びこれらに付帯・関連するサービスの提供等の為。
【取扱保険会社】
①あいおいニッセイ同和損害保険株式会社（https://www.aioinissaydowa.co.jp/）
②東京海上日動火災保険株式会社（https://www.tokiomarine-nichido.co.jp/）
③損害保険ジャパン株式会社（https://www.sompo-japan.co.jp/）
④三井住友海上火災保険株式会社（https://www.ms-ins.com/）
8．当社ウェブサイトにおけるアクセス履歴および利用状況に関する情報は、ホームページを使いやすいものにする為、個々のお客様に最適な情報を提供する為に利用します。
9．お客様の同意を取得した場合に限り、商談時の会話を録音してAI による解析を行うことにより、お客様へのサービス品質の向上および社内の教育ツールとして利用します。（声紋は解析いたしません）
10．その他取得に当たって明示した目的。
※お客様は、前項のご案内・アンケート調査の実施の中止をご要望される場合は、当社にその旨お申し出頂くことができます。
個人情報の第三者への提供
当社では、次の場合を除いて、お客様情報を第三者に提供することはありません。但し、当社が業務委託先に、業務委託に必要な範囲内でお客様情報を預ける場合は、この限りではなく、委託先に対しては個人データの安全管理が図られるよう適切に監督を行います。
① お客様が同意されている場合。
② トヨタ自動車株式会社およびトヨタ自動車株式会社と情報提供契約を締結した者に、車両注文書等記載の個人情報を口頭、書面または電子媒体にて提供する場合。
③ 法令により必要と判断される場合。
④ お客様または公共の利益のために必要であると考えられる場合。
【録音機器の使用及び音声データの取扱いについて】
当社では、お客様と店舗スタッフとの会話の音声を、同意をいただいた上でマイクにて録音させていただきます。録音した音声情報は「お客様の貴重な声」として承り、店舗のおもてなし活動の改善や、お客様の満足度向上活動のために活用させていただきます。
（１） 当社の利用目的
① 当社グループ会社が取り扱う商品・サービスに関し、商品開発あるいはお客様満足度向上策検討のためのデータ分析をするため。
② お客様からのご要望および対応に関する情報を共有し、お客様サービス向上を図るため。
※データ分析にあたり、生成AI 技術を利用する場合がありますが、当社及び第三者提供先以外が、他の目的のために音声データを利用することはありません。
（２） 第三者提供先の利用目的
上記に記載の目的および録音データを分析するシステムの開発・機能改善のため、以下の提携先に取得した録音データを提供（以下、「第三者提供」）します
（３） 第三者提供先
トヨタ自動車株式会社
※提供先における個人情報の取扱いにつきましては、以下をご参照ください。
(https://toyota.jp/privacy̲statement/)
（４） 音声データの保存期間
取得日から３年経過後に消去します。
個人情報の共同利用
当社では、お客様の個人情報を、以下の通り共同利用させて頂きます
当社は、お客様の個人情報を、当社グループ会社との間で、以下の通り共同利用させていただきます。
共同利用における個人データの管理責任者は、株式会社トヨタレンタリース帯広とします。
（１）共同利用する個人データの項目
① 住所、氏名、生年月日、電話番号
② 車名、塗色・型式などお客様のお車に関する情報
③ 販売車両・下取り車両・使用済車引取依頼車両の自動車検査証に記載の情報
④ お客様のお車の修理・整備履歴に関する情報
⑤ リ−ス・レンタカ−に関する情報
⑥ 損害保険・生命保険契約に関する情報（事故情報も含む）
⑦ その他当社グル−プ会社とお客様との各種お取引に関する情報
⑧ お客様の、当社等に対するご要望に関する情報
（２）共同利用する者の範囲
釧路トヨタ自動車株式会社 トヨタL＆F 釧路株式会社 株式会社KTG LOOP OTOFUKE（ジェームス音更・GR ガレージ）・トヨタ自動車(株)・トヨタ自動車(株)と情報提供契約を締結した者・トヨタ自動車(株)とトヨタレンタリースフランチャイズ契約を締結した者・東京海上日動火災保険(株)・あいおいニッセイ同和損害保険(株)・(株)損害保険ジャパン・三井住友海上火災保険(株)・その他当社と共同利用を提携した者
（３）利用目的
① 上記（２）記載の会社が取り扱う商品・サービスなどあるいは、各種イベント・キャンペーンなどの開催について、ご案内するため。
② お客様からのご要望および対応に関する情報を共有し、お客様サービスの向上を図るため。
（４）個人データの管理責任者：株式会社トヨタレンタリース帯広（住所：南１０丁目５番地１ 管理者：総務課 米田）
個人情報の管理体制(安全管理措置)
当社では、個人情報保護法及び関連法令・ガイドラインを遵守し、お客様の個人情報を取り扱います。また、組織的、物理的及び技術的な安全管理措置を適切に講じます。また、個人情報を取扱う役員及び従業員等に対して、個人情報保護の為の教育・啓発活動に努める等、人的な安全管理措置を適切に講じて参ります。
保有個人データの開示・訂正等のご請求について
当社は、個人情報保護法および関連法令・ガイドライン等を遵守し、お客様の個人データを取り扱います。また、組織的、物理的及び技術的な安全管理措置を適切に講じます。また、個人情報を取り扱う役員及び従業員等に対して、個人情報保護のための教育・啓発活動に努める等、人的な安全管理措置を適切に講じてまいります。
保有個人データの開示・訂正等のご請求について
当社が保有するご本人の保有個人データの開示・訂正等を希望される場合は、当社の定めるお手続きにより、法令に従って開示などに応じます。お手続きの方法につきましては、最寄の店舗もしくは以下7．記載のお問い合わせ窓口までお問い合わせください。なお、保有個人データの開示等にあたりまして、1 項目あたり1,500 円を手数料としてお支払いいただきます。
お問い合わせ
当社の個人情報の取り扱いについてのご質問やご要望、または保有個人データの開示・訂正等をご希望の場合は、以下の窓口にお問い合わせください。
【個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ窓口】
株式会社トヨタレンタリース帯広 総務課 宛
〒080-0803 帯広市東３条南１０丁目５番地１
TEL：0155-25-0100 E-MAIL:r61501b@r-hkd.jp
暴力団等反社会的勢力排除宣言
㈱トヨタレンタリース帯広は、平成23年4月1日施行の「北海道暴力団の排除の推進に関する条例」の趣旨に則り、道内自動車販売業界としての社会的信頼を高めるため、暴力団、暴力団員、暴力団関係企業・団体又はこれらの密接交際者、及び過去に民事・行政問題等に関し違法な行為・不当な要求行為を行った履歴のある者など（以下「暴力団等反社会的勢力」）であることが判明した際に、適切な対応が行えるよう、契約条項に「契約解除」や「取引拒否」に関する事項を盛り込みました。
1．暴力団追放三ない運動（「暴力団を利用しない」「暴力団を恐れない」「暴力団に金を出さない」）を実践する為、従業員等への周知教育に努めます。
2．暴力団等反社会的勢力に対し、組織全体として毅然とした態度で臨み、一切の関係を遮断します。
3．暴力団等反社会的勢力による被害を防止するため、平素より外部専門機関（北海道警察、北海道暴力追放運動推進センター、弁護士）等との緊密な連携関係の構築に努めます。
4．暴力団等反社会的勢力とは、自動車の販売および整備・修理（ リコール・改善対策・サービス・キャンペーンを除く）などその他一切の商取引を行いません。
5．暴力団等反社会的勢力による不当要求に対し、従業員の安全確保に配慮しつつ組織として対応し、迅速な問題解決に努めます。
6．暴力団等反社会的勢力による不当要求に対しては、民事及び刑事の両面から法的対抗措置を講じるなど、断固たる態度で対応します。
7．暴力団等反社会的勢力による不当要求が、事業活動上の不祥事や従業員の不祥事を理由とする場合であっても、事実を隠蔽するための裏取引等を一切行いません。
令和7年4月1日
株式会社トヨタレンタリース帯広
反社会的勢力ではないことに関する表明・確約書について
お客様 各位
弊社は、平成２３年４月１日「北海道暴力団の排除の推進に関する条例」の趣旨に基づき、反社会的勢力との取引防止のため、車両売買、リース契約、車両点検・整備、保険、携帯電話等のお取引の際に、お客様より「反社会的勢力ではないことに関する表明・確約書」等へのご署名をお願い致しております。お客様には、お手数をおかけ致しますが、ご理解とご協力をお願い申し上げます。